Modelo de Prevención de Delitos (MPD)!
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Introducción
En SQM Salar S.A. estamos comprometidos con el valor de la Integridad en todas sus operaciones y actividades. De este modo, evitamos la comisión de delitos que puedan significar la responsabilidad de la compañía, y reconocemos como parte fundamental de nuestro compromiso, los valores y principios recogidos en nuestro Código de Ética. Es por esta razón que en SQM Salar S.A. hemos decidido implementar el siguiente Modelo de Prevención de Delitos, que forma parte integrante de nuestro Programa de Cumplimiento Corporativo, estableciendo actividades, designando responsables y configurando un marco bajo el cual el Programa se ejecuta dentro de nuestras operaciones.
Con el propósito de dar cumplimiento a los preceptos legales que rigen su actividad, especialmente aquellos originados a partir de la promulgación de la ley 20.393 sobre Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica, SQM Salar ha llevado a cabo un exhaustivo trabajo, identificando riesgos, estableciendo controles y responsables que permitan el adecuado cumplimiento y sujeción a la legislación nacional.
Recientemente, la Ley 21.595, denominada “Ley de Delitos Económicos”, incorporó significativos cambios a la ley 20.393, principalmente la ampliación del elenco de personas jurídicas que pueden ser penalmente responsables; ampliación del catálogo de delitos por el cual puede ser responsable penalmente una persona jurídica; nuevo sistema de atribución de responsabilidad penal de las personas jurídicas; nuevas penas, etc.
Junto con lo anterior, ha establecido dos elementos que originan la responsabilidad de la persona jurídica ante la comisión de un delito: en primer lugar, que el delito sea cometido por, o con la intervención de alguna persona natural que ocupe un cargo, función o posición en la persona jurídica, o bien que le preste servicios gestionando asuntos suyos ante terceros, con o sin representación de la persona jurídica; y en segundo lugar, que en la perpetración del delito, este se vea favorecido o facilitado por la falta de implementación de un modelo adecuado de prevención de delitos.
En virtud de lo anterior, la existencia de un Modelo de Prevención de Delitos adquiere mayor importancia, debido a que su adecuada implementación puede calificar como eximente de responsabilidad penal para la persona jurídica, indicándose como parámetros de ello (i) La existencia de canales seguros de denuncia al interior de la empresa; (ii) La constante capacitación de los colaboradores; y (iii) La adecuada realización de evaluaciones periódicas por terceros independientes. De esta forma, el único medio que posee la compañía para eximirse de la responsabilidad penal es contar con un Modelo de Prevención de Delitos efectivamente implementado por la persona jurídica, sirviendo este documento como base y marco bajo el cual el Modelo se ejecuta dentro de nuestras operaciones.
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Objeto
Con el objeto de cumplir con sus deberes de dirección y supervisión en la prevención de la comisión de delitos dentro de sus operaciones y actividades, y como una manifestación de su compromiso con la ética y la integridad, SQM Salar S.A. (en adelante e indistintamente “La Compañía”; “La Empresa”; “SQM Litio”; “SQM Salar” o “La Sociedad”) ha implementado el presente Modelo de Prevención de Delitos (en adelante “MPD”), en concordancia con lo establecido por la Ley 20.393 y todas sus leyes modificatorias, sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas.
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Alcance
El Modelo de Prevención de Delitos de SQM Salar S.A. es aplicable a todos quienes prestan servicios directos e indirectos a la compañía, empleados, contratistas y terceros intermediarios, incluyendo, pero no limitándose a:
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Definiciones
En este documento, los términos en mayúscula inicial tendrán el significado que se indica en el Anexo N°1.
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Modelo de Prevención de Delitos
El MPD comprende un conjunto de elementos normativos conformando un proceso preventivo y de monitoreo, que se ejecuta a través de distintas actividades de control sobre los procesos que se encuentran expuestos a los riesgos de comisión de los delitos indicados en la Ley 20.393 y sus leyes modificatorias.
Cumpliendo con lo previsto en el artículo cuarto de la Ley 20.393, el MPD de SQM Litio, en la medida exigible a su objeto social, giro, tamaño, complejidad, recursos, y a las actividades que desarrolla la empresa, considera seria y razonablemente los siguientes aspectos como parte integrante de su MPD:
i.
Identificación de las actividades o procesos de la persona jurídica que impliquen riesgo de conducta delictiva, a través de la confección y seguimiento de Matrices de Riesgo;
ii.
Establecimiento de controles, protocolos, o procedimientos destinados a prevenir, detectar y mitigar conductas delictivas en el contexto de las actividades a que se refiere el punto anterior, los que deben considerar necesariamente canales seguros de denuncia y sanciones internas para el caso de incumplimiento;
iii.
Asignación de uno o más sujetos responsables de la aplicación de dichas actividades;
iv.
Realización de revisiones y evaluaciones periódicas, llevadas a cabo por terceros independientes, y mecanismos de perfeccionamiento o actualización a partir de tales evaluaciones.
A continuación, se presenta de manera gráfica los componentes del modelo:
5.1
Designación de un Encargado de Prevención de Delitos
El Directorio de SQM Salar S.A., a través de su Comité de Directores será responsable de designar a un Encargado de Prevención de Delitos (en lo sucesivo “EPD”), quien será el responsable de la gestión del Modelo de Prevención de Delitos, y de reportar sobre su estado al Comité de Directores de la Compañía. El señalado Comité, deberá velar por que el EPD no tenga conflictos de interés, y demuestre integridad y compromiso con el MPD, además de contar con la autonomía e independencia adecuadas. El EPD será designado de forma indefinida, sin perjuicio de que el Directorio evaluará anualmente su desempeño, pudiendo ratificarlo en su cargo o designar a un nuevo EPD. Para la mejor ejecución de su trabajo, el Encargado de Prevención de Delitos trabajará coordinadamente con los Sujetos Responsables de los Riesgos y Controles identificados mediante el levantamiento de Matrices de Riesgo asociadas.
5.2
Definición de Medios y Facultades del Encargado de Prevención de Delitos
El EPD contará para su gestión con:
i.
Autonomía e independencia para acceder y reportar directamente al Directorio, a través del Comité de Directores, con el objetivo de informar sobre el cumplimiento de sus labores y actividades realizadas;
ii.
Un presupuesto propio, aprobado por el Comité de Directores;
iii.
Personal a cargo suficiente para realizar su gestión, además de herramientas e instalaciones adecuadas para el correcto desempeño de sus labores;
iv.
Acceso irrestricto a las distintas áreas de la organización y a toda la información necesaria para el desarrollo adecuado de sus funciones, por ejemplo, para la realización de investigaciones, monitoreo del cumplimiento del sistema de prevención de delitos, entre otros.
El EPD tendrá las siguientes responsabilidades:
i.
Velar por el adecuado desarrollo, implementación y operación del MPD y su respectiva actualización;
ii.
Reportar semestralmente, o cuando sea requerido por el Encargado de Prevención de Delitos o el Directorio, al Directorio a través del Comité de Directores, sobre su gestión y el funcionamiento del MPD;
iii.
Supervisar por medio de los Sujetos Responsables de controles, el cumplimiento de las normas y procedimientos internos que componen el MPD;
iv.
Mantener actualizado el MPD, y verificar que se mantengan actualizadas las políticas y procedimientos internos, de acuerdo con los cambios legislativos relevantes del país;
v.
Liderar el proceso de identificación y análisis de riesgos y controles relacionados con los delitos de la Ley 20.393 en conjunto con el área de Riesgos corporativo;
vi.
Identificar a los Sujetos Responsables de la aplicación de procedimientos y protocolos establecidos por la Compañía para prevenir y detectar conductas delictivas, los que deberán contar con recursos y medios materiales e inmateriales necesarios para realizar adecuadamente sus labores en consideración al tamaño y capacidad económica de la compañía, independencia, facultades efectivas de dirección y supervisión y acceso directo a la administración;
vii.
Prever evaluaciones periódicas por terceros independientes y auditorías específicas para la verificación del cumplimiento del modelo de prevención de delitos y establecer mecanismos de perfeccionamiento o actualización a partir de tales evaluaciones;
viii.
Implementar un programa de capacitación y de comunicación relativa al MPD, dirigido a todos los miembros y estamentos de la Compañía.
ix.
Velar por el correcto funcionamiento de los canales de denuncias y sus respectivos procedimientos;
x.
Ejecutar o solicitar que se ejecuten investigaciones cuando se presente una situación inusual o sospechosa.
5.3
Sujetos Responsables de Controles
El EPD asignará uno o más sujetos responsables de la aplicación y ejecución de controles, protocolos y procedimientos diseñados para prevenir y detectar directa o indirectamente conductas delictivas en el contexto de las actividades dentro de la Compañía.
Dichos responsables de controles serán independientes, y tendrán facultades efectivas de dirección y supervisión respecto de los protocolos y procedimientos cuya aplicación, gestión y control les hayan sido encomendados dentro de sus respectivas áreas.
Estarán, además, dotados de los recursos y medios materiales e inmateriales necesarios para realizar adecuadamente sus labores.
Los responsables de controles tendrán acceso a la administración de la Compañía a través del EPD, a fin de informarla oportunamente de las medidas y planes implementados en el cumplimiento de su cometido, para rendir cuenta de su gestión y requerir la adopción de medidas necesarias para su cometido que pudieran ir más allá de su competencia.
Sus principales funciones son:
i.
Administrar permanentemente el cumplimiento de la normativa que aplica a los procesos cuyo control les ha sido asignado, particularmente de aquellos identificados en la matriz de riesgos penales.
ii.
Identificar y monitorear los riesgos relacionados a dichos procesos, observando con especial énfasis aquellos riesgos que pudieran tener consecuencias penales y que se encuentran identificados en la matriz de riesgos penales.
iii.
Evaluar regularmente la efectividad de los controles establecidos para los riesgos penales a los que se ven expuestos sus procesos.
iv.
Supervisar la implementación de aquellos planes de acción o mejoras al ambiente de control de los riesgos penales que se han identificado en sus procesos.
v.
Informar al EPD los incumplimientos a los procedimientos y protocolos establecidos para prevenir y detectar conductas delictivas.
vi.
Revisión y actualización periódica de riesgos, o en la medida que sean identificados o configurados riesgos no previstos.
vii.
Revisión y actualización periódica de riesgos, o en la medida que sean identificados o configurados riesgos no previstos.
5.4
Sistema de prevención de delitos
El sistema de prevención de delitos contiene las siguientes actividades:
a.
Actividades de prevención.
El objetivo de estas actividades es tener herramientas que permitan prevenir incumplimientos al MPD y la comisión de los delitos de la Ley 20.393 y sus modificaciones. Sus componentes son:
i.
Cuerpos Normativos: Un ambiente de control efectivo dentro de SQM Litio es fundamental para la eficacia del MPD. Dentro del ambiente de control están todas las políticas y procedimientos que mantienen relación con actividades que generen riesgos de la comisión de delitos. Estos deben estar debidamente documentados, difundidos y al alcance de los usuarios respectivos. Destacan, entre otros, los siguientes documentos:
ii.
Capacitación y comunicación: SQM Salar busca reforzar la cultura de ética y Compliance, así como asegurar la debida difusión de las mejoras implementadas constantemente en este tema. Es fundamental que los trabajadores conozcan los alcances de la Ley 20.393, al Encargado de Prevención de Delitos, el MPD, los canales de denuncia, sus políticas y procedimientos. Para lograr esto, es necesario que se lleve a cabo un programa de capacitaciones y comunicaciones que sea compartido y conocido por el Directorio, en el cual se definan los criterios, categorías y lineamientos necesarios para su correcta y apropiada ejecución.
El EPD dentro del Plan de Capacitación realizará las siguientes actividades:
a.
Una capacitación general de Compliance anual, para todos los colaboradores de SQM Litio. Esta capacitación incluirá en su contenido la responsabilidad penal de las personas jurídicas y el Programa de Cumplimiento de SQM Salar S.A. Esta capacitación será obligatoria para todos los colaboradores de la compañía. El Encargado de Prevención de Delitos actualizará y revisará el material según lo considere apropiado.
b.
El EPD podrá recomendar la realización de seminarios o talleres que cubran determinadas áreas de las leyes en materia penal, integridad, responsabilidad penal, Compliance, ética o cualquier otra materia que estime conveniente.
c.
El Programa de Onboarding para nuevos colaboradores, el que incluirá información relativa al Programa de Cumplimiento, y de la obligación del trabajador de mantener los más altos niveles de conducta y normas de ética en el desempeño de sus funciones.
iii.
Identificación y evaluación de los riesgos: Este proceso comprende los siguientes puntos:
a.
Identificación de Riesgos: El área de Compliance, con el fin de identificar y actualizar los riesgos de incumplimiento legal de la Compañía, utilizará las siguientes fuentes de información o conocimiento:
Además, podrá solicitar colaboración metodológica al área de Riesgos, proceso que será de retroalimentación y cooperación continua.
b.
Evaluación de riesgos: Una vez identificados los riesgos asociados a los delitos establecidos en la ley, estos deberán ser evaluados en conjunto con las áreas pertinentes bajo la metodología COSO ERM e ISO 31.000, definidas en el Procedimiento de Gestión de Riesgos del Negocio. En esta actividad, se identificarán las actividades o procesos que impliquen riesgos de conducta delictiva, a las que se asociarán los respectivos riesgos de comisión de los delitos, dejándose constancia y evidencia de ellos en el inventario de riesgos de la compañía, el cual es administrado en el software de gestión institucional.
c.
Identificación y evaluación de las actividades de control: Sobre los riesgos descritos, se identificarán las actividades de control existentes, que tienen como propósito prevenir, detectar y mitigar las conductas delictivas. A su vez, se identificarán y designarán a los respectivos Sujetos Responsables de la aplicación de las actividades de control. Luego, se realizará una evaluación del diseño de los controles, de acuerdo con su naturaleza, evidencia, automatización y segregación.
Una vez terminado el proceso de evaluación de riesgos, el área de Compliance incorporará a la Matriz de Riesgos, las pruebas que permitan verificar la eficacia de los controles, de acuerdo con el Procedimiento de Monitoreo de Compliance.
d.
Auditorías y Monitoreo Controles: Como parte del proceso de evaluación y mejora continua, el área de Auditoría Interna incorporará en su Plan Anual la realización de auditorías relacionadas con los controles antes señalados, midiendo de esta forma su eficacia y efectividad, debiendo emitir los respectivos informes en caso de existir hallazgos en sus actividades.
e.
Mejora continua: Las actividades de identificación y evaluación de riesgos son de carácter permanente y periódico en el tiempo. Ellas permitirán conocer la efectiva aplicación de los controles, su pertinencia y alcance, pudiendo, en conjunto con las áreas involucradas modificarlos, ampliarlos o restringirlos.
Junto con lo anterior, un trabajo constante con asesores externos permitirá llevar a cabo una mejora continua de los procesos de control dentro de la Compañía, fortaleciendo el Modelo de Prevención de Delitos.
iv.
Instrumentos legales: Cada contrato de trabajo y de prestación de servicios, incluidos los contratos con colaboradores y ejecutivos, deberán contar con cláusulas legales que hagan mención al Modelo de Prevención de Delitos y a los compromisos corporativos en la materia. Al mismo tiempo, los contratos con terceros, terceros intermediaros y en general, todo convenio o acuerdo por escrito, deberá contar con cláusulas específicas relativas al Modelo. De esta manera se informará formalmente a trabajadores y prestadores de servicios de las obligaciones que deben cumplir respecto de la Ley 20.393 y sus modificaciones. En el RIOHS se establecerán las principales responsabilidades de los trabajadores de SQM Litio, además de las circunstancias en que podrían ser sancionados y las sanciones que podrían recibir.
b.
Actividades de detección:
Con el propósito de detectar incumplimientos al MPD o la comisión de delitos contenidos en la Ley 20.393, se deberán llevar a cabo las siguientes actividades:
i.
Monitoreo al cumplimiento de los controles asociados a las actividades críticas: El EPD, en conjunto con los Sujetos Responsables, estarán encargados de monitorear periódicamente la eficacia y operación de los controles implementados para la mitigación del riesgo de comisión de los delitos establecidos en la Ley 20.393 y sus leyes complementarias.
ii.
Canales de denuncias (ejecución de investigaciones): El EPD deberá establecer y administrar los canales para realizar denuncias relacionados a incumplimientos a la Ley 20.393, al MPD, al Código de Ética, a las políticas y procedimientos de SQM Litio, y también eventuales violaciones a otras leyes aplicables. A través de estos canales, tanto trabajadores propios, como contratistas, terceros y personas ajenas a la Empresa, podrán reportar los potenciales incumplimientos. Deberá garantizarse la confidencialidad del denunciante, la no toma de represalias contra quienes participen de buena fe en la investigación, y que se permita el anonimato en las denuncias.
Los Canales Formales de Denuncia de SQM Salar son los siguientes:
Canal de Denuncias SQM Salar: Formulario web a través de http://denuncias.sqm.com, cuyo acceso también se facilita mediante la página web de SQM (www.sqm.com), y a través de la intranet de SQM Litio, como “Canal de Denuncias”.
Al mismo tiempo, el área de Compliance difundirá a través de capacitaciones, comunicaciones y distintos medios el señalado Canal de Denuncias, buscando facilitar su acceso y disponibilidad a todos los miembros de la Compañía.
Las denuncias y reportes recibidos a través de los Canales Formales de Denuncia serán revisados por el EPD, quien podrá derivar a distintas áreas de la empresa los antecedentes recibidos según su materia para su adecuada gestión e investigación o bien investigarlos directamente por intermedio del área de Compliance. Para garantizar que todos los Eventos Reportados sean revisados, el área de Auditoría Interna podrá realizar auditorías periódicas de su funcionamiento y ejecución.
Los reportes podrán ser ingresados a través del formulario antes indicado, o bien directamente presentados ante el EPD, personalmente, a través de correo electrónico o por escrito. Aquellos reportes que sean entregados a jefaturas u otras áreas, deberán ser dirigidos por éstos inmediatamente al EPD para su registro y adecuada gestión.
iii.
Análisis de litigios: El EPD deberá ser informado por parte de la Gerencia Legal, sobre los juicios o a cualquier acción legal en la que esté involucrada SQM y que tenga relación con la Ley 20.393.
c.
Actividades de respuesta
El objetivo de las actividades de respuesta es corregir las deficiencias detectadas para que los incumplimientos al MPD, a políticas o procedimientos o las leyes penales, no ocurran nuevamente. Estas actividades, incluyen sancionar a quienes realizan estos incumplimientos, si corresponde, y comprende, entre otras, las siguientes actividades:
i.
Seguimiento a los acuerdos definidos en los monitoreos:
El área de Compliance llevará a cabo monitoreos a las actividades de riesgo y controles definidos en la Matriz de Riesgos de Compliance.
En cada monitoreo podrán identificarse brechas o desvíos en la ejecución de controles, o bien incumplimientos al MPD, a sus políticas o procedimientos, e incluso la comisión de alguno de los delitos de la Ley 20.393 y sus modificaciones. En estos casos, se deberán tomar acuerdos o planes de acción con las áreas involucradas, con el objetivo de subsanar las deficiencias identificadas y evitar su reiteración. El EPD deberá hacer seguimiento a estos planes de acción, asegurando que se ejecuten de acuerdo con lo acordado con las áreas involucradas.
ii.
Sanciones disciplinarias:
Luego de conocer de incumplimientos a la Ley 20.393, al MPD, al Código de Ética, a las políticas y procedimientos de SQM Salar, y también eventuales violaciones a otras leyes aplicables, el Consejo o Comité de Ética y Compliance Litio, podrán aplicar sanciones disciplinarias y su justificación deberá ser documentada.
Las sanciones deben adherirse a la regulación laboral local (específicamente incluyendo, en Chile, las provisiones pertinentes en el RIOHS) y otras leyes aplicables. En general, las sanciones que se podrán aplicar son, entre otras, las siguientes:
iii.
Denuncias a la justicia
Frente a un hecho que pueda tipificarse como delito, el EPD, en conjunto con la Gerencia Legal, evaluarán la posibilidad de efectuar la denuncia ante las autoridades competentes.
5.5
Supervisión, Monitoreo y Evaluación del Modelo de Prevención de Delitos
El EPD deberá monitorear y supervisar el ejercicio del MPD implementando las mejoras necesarias para su adecuado funcionamiento dentro de SQM Salar. Para esto, deberá también llevar a cabo evaluaciones por parte de terceros externos independientes, quienes deberán identificar posibles brechas, deficiencias, y eventuales planes de mejora que permitan remediar y fortalecer el MPD.
La actualización del MPD también es responsabilidad del EPD. En este sentido, deberá evaluar su diseño y efectividad usando para ello todas las herramientas antes indicadas, al mismo tiempo que deberá considerar los resultados de monitoreos y auditorías y los informes y evaluaciones realizados por parte de terceros externos. Para un adecuado trabajo de actualización, deberá considerar al menos los cambios relevantes en la estructura y funcionamiento de la empresa, además de los cambios en la normativa legal y coyuntura nacional e internacional.
5.6
Evaluaciones periódicas
El EPD deberá prever la realización de evaluaciones periódicas por terceros independientes y mecanismos de perfeccionamiento o actualización del Modelo de Prevención a partir de tales evaluaciones.
5.7
Reportes
El EPD reportará periódicamente al Directorio sobre su gestión respecto del MPD de SQM Litio, considerando, plan de capacitaciones y comunicaciones, nuevas políticas y procedimientos, gestión de los reportes recibidos a través del canal de denuncia e investigaciones internas, resultados del monitoreo a los controles para prevenir los delitos de la Ley 20.393, entre otros.
Periódicamente el EPD, o quien éste designe, informará al Consejo de Ética y Compliance para su discusión temas relacionados con ética, compliance y riesgos de corrupción. Asimismo, entregará al Comité de Ética y Compliance los resultados de los monitoreos a los controles y las evaluaciones del MPD e investigaciones, para su conocimiento y para definir las sanciones internas en caso de infracciones al MPD o las Leyes Aplicables.
5.8
Áreas de apoyo al Modelo de Prevención de Delitos
Con el objetivo de dar soporte al MPD en sus actividades, las áreas de apoyo participan y tienen al menos las siguientes responsabilidades:
Área Legal
Área Finanzas
Área Recursos Humanos
Área Riesgos
Área Auditoría Interna
Actividades Generales para todas las Áreas
Comité de Ética y Compliance
Consejo de Ética y Compliance
6.
Monitoreo Continuo
El presente documento será objeto de monitoreo continuo, y deberá ser revisado periódicamente por parte de la Gerencia de Compliance, Riesgo y Auditoría Litio, al menos de forma anual, a fin de evaluar modificaciones o mejoras. Su cumplimiento y ejecución podrá ser objeto de auditorías internas.
7.
Referencias
i.
Código de Ética.
ii.
Política de Compliance contra el soborno y la corrupción.
iii.
Procedimiento global para denuncias.
iv.
Procedimiento global para investigaciones internas y sanciones.
v.
Política de Gestión Integral de Riesgos.
8.
Aprobaciones
El presente documento será objeto de monitoreo continuo, y deberá ser revisado periódicamente por parte de la Gerencia de Compliance, Riesgo y Auditoría Litio, al menos de forma anual, a fin de evaluar modificaciones o mejoras. Su cumplimiento y ejecución podrá ser objeto de auditorías internas.
Anexos
¿Dónde puedes obtener más información?
Para más detalles sobre el MPD y cómo reportar posibles infracciones, visita http://denuncias.sqm.com o contacta a tu supervisor directo.
¡También puedes acercarte a la oficina de Compliance!
¿Cómo puedes denunciar un incumplimiento o delito?
A través de canales seguros y confidenciales:
Formulario web:
http://denuncias.sqm.com
Correo electrónico:
Envío directo al Encargado de Prevención de Delitos (EPD).
Garantías:
Se asegura la confidencialidad y la no represalia contra quienes denuncien de buena fe.
